いよいよ仕事納め!年末年始のご挨拶はメールでOKそれともNG?

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年末年始の休業連絡は確実に!取引先の年末年始のお休みは早めにチェック

仕事納めと仕事始まりの月の12月は、休みの日数などにより納品や製作の最終締切日や出荷開始日が大きく左右されることが多くなります。

機械関係などは修理や部品の交換なども休みに入ると動きが止まってしまうことになります。

そういった迷惑などをなるべく回避するために、年末年始の休業連絡は決定した時点でなるべく早めに文書やメールでの連絡をすることが望ましいです。

又、自社の休みと取引先の休みが必ずしても一致するわけではないので、取引先の休みの把握も早めにすることが肝心で、お互いの仕事の流れをなるべくスムーズに運ぶために必要な確認となります。

特に、年末が近くなったりすれば流通関係は渋滞なども毎年酷くなり荷物の到着が遅れたり、時間指定通りにいかなくなることを想定して、余裕を持った日程の確保をするべきだと考えます。

荷物などが遅れがちになることも休業連絡の際に、ひとこと注意事項として記載するのも年末年始には必要な事項だと思われます。

昨今はメールでの連絡業務も多くなりましたが、担当者への連絡だけになってしまうことも多く、できる限り文書による通達で担当者個人のみだけでなく全体に把握してもらうようにする気配りしたりして関係者全体に行き届く伝達方法が望ましいと考えます。

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手軽で便利なLINEやメール。ビジネスの相手に送る際の注意点は?

便利なLINEやメールですが、ビジネスの相手に送る際には充分に注意することがあります。

まず、きちんとタイトルをつけるようにすると良いと思います。

○○についての御連絡とか、ご報告と言ったようにタイトルをつけると、見てもらう時に個人同士の連絡とは違うと判断し開封されないといったことからも避けられる率が高くなります。

次に、必ずいつもお世話になり有難うございます等のビジネスとしての文章から始まり、LINEやメールで送ることへの最小限の文章《LINEにて大変失礼しますが》とか《メールにて失礼しますが》などを添えると届いた相手も寛容になってくれると考えます。

一番大切なことは、ビジネスの連絡等ではいくら相手の担当者と親しくなっていても、《だからさ》とか《そうなんだよね》などの友達形態の言葉遣いは避けるべきです。

要点を手短にまとめ、誰が見てもわかり易い文章にして送ることも大切です。

だらだらと長い文章では、何を連絡してきたのか理解できないといったことも起こりうるので気をつけて下さい。

昨今は便利で早い伝達方法としてビジネスの相手にもLINEやメールで連絡を取ることも多くなってきていますが、電話をかけるだけで済む用件でしたら、やはり相手ときちんと話すことができる方法がお勧めです。

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年賀状を出した相手にメールも送るのはルール違反?

年賀状を既に出した相手に対してメールでも挨拶を送ることは増えてきています。

これはリアルタイムでの挨拶としても重宝できるもので、送ってはおかしいというルールはないのでルール違反とはなりえないと考えられます。

年賀状には必要最低限のこと位しか書けないこともありますし、新年の挨拶としての慣例的な言葉を書くことも多いので、年賀状には書けなかったことなどを伝えるのには間違った手段とは言い切れないはずです。

ただ、相手がメールを読める状態かどうかは分らないので返事を催促するような文章は避けるべきだと思います。

相手もお休み中であれば帰省していたり、旅行へ出かけたりしている場合もありますし、のんびり寝ている状態であるかも知れませんので、返信がいるような文章を避け、メールを送る時間帯にも気を配ると良いでしょう。

又、相手に対して年賀状は送りましたが綺麗な新年の朝日が撮れたのでなどと写真を送付してあげたりするものは迷惑にはならないものだと考えます。

もし、相手が年賀状を出して忘れていたり、筆不精の人などはメールで返信の方が助かる場合もあります。

ビジネスの相手には少し気をつけるべき点はありますが、ルールとは違う意味合いと考えてよいものだと考えられます。

自分らしさをトッピング!味気ない挨拶メールを彩るおすすめひとことメッセージ

メールでのやり取りは、今では写真やイラスト、絵文字などの種類も多く出てきており個人的には利用する人が自分らしさを容易に取りいれることができるようになってきました。

ビジネスで利用する場合には、用件を簡潔に分りやすくが鉄則とされていますが、新年や年末の挨拶では今年もお世話になりましたとか来年も宜しくお願い致しますだけの決まり文句では、味気なく見るほうもなんか義務感で送られているような気になることが多々あります。

そんな時には、貴社の屋上の高さに追いつくような質の高い提案を目標にします、でもその前に昇れるような体とともに頭もスリムにしますなどと相手が少しニヤッとしてくれるような文章をプラスすると記憶にも残してもらえる場合もあります。

相手の特徴や自分の特徴を少し取り組むことで味気ないメールが避けられるからです。

又、その年のはやり言葉や今話題になっている事柄などを上手く取り入れた俳句調や川柳なども効果的だと思います。

サラリーマン川柳などは、思わずあるあると思ってしまうことが多く取り上げられて人気があるのがその証拠で、普段そんなこととは無関係だと思われている人が挨拶メールに取り上げると意外性を感じてもらえることもあります。