ビジネスメールのお詫びってどう書けばいいの?今更聞けないメールの基本

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仕事をしていくうえで、

誰しも一度は失敗をしたことがあるのではないでしょうか?

失敗自体は決して悪いことではありません。

ですが、その時の対応や謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

そこで今回は

お詫びメールの文面の書き方などについて

例文を使ったりしながら、お話ししたいと思います。

お詫びのビジネスメールに使われる件名の例とは?

まずお詫びのメールを作成するのに

件名をどうしたらいいのか

悩まれる人もいるのではないでしょうか?

お詫びのメールには、件名は必ずつけましょう!

その際のポイントとして

相手が見て、すぐにわかるようにする」ことです。

ビジネスメールは割と頻繁に送られてくると思います。

ですから、件名をつけて

相手がお詫びのメールとわかるよう、配慮をするのも大切です。

件名の例としては

「○○○についてのご報告」

「○○○ついてのお詫び」

「○月○日の件についてのお詫び」

などがいいと思います。

件名を長文にしてしまうと、逆にしつこくなってしまいます。

ですから件名は上のようなシンプルな文にしましょう。

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書き出しから結びまでのお詫びメール例文!

件名をつけたら、いよいよ本文です!

お詫びメールは書き出しから結びにいたるまで

相手に気持ちが伝わる文章を作るのが大切です。

ただ普通のメールとはことなるため、

文章の作成に苦労しますよね。

そんな人のために、

書き出しから結びまでの例文をご紹介したいと思います。

〈例文〉

「納期間違いの報告とお詫び」

お疲れ様です。

取り急ぎご報告申し上げます。

○月○日に納入予定の商品が、

私の手配ミスにより、本日納入できておりません。

業者の方に連絡をして、

現在、納入手配を急速に進めております。

今回、私の確認ミスで

ご迷惑をおかけしたことを深く反省しています。

二度とこのような手違いがおこらぬよう、

納入チェックの徹底をし、業務に励みます。

誠に申し訳ございませんでした。

これは一例ですが、お詫びメールでは

自分の不備やミスを認めたうえで

お詫びの気持ちを伝える文章を作るよう心がけましょう。

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お詫びメールに返信が!さらに返信するべき?

お詫びメールを上司に送り、一安心。

と思っていたら、返信が来た!

なんてケースもあるかと思います。

もしお詫びメールに返信が来た場合は、返信をしましょう!

返信の内容に「返信不要」と書かれていたら

「返信してはいけないんじゃないか」

「返信したら失礼にあたるんじゃないか」と思う人も多いと思います。

ですが返信不要は「返信しなくてもいい」という意味です。

つまり返信してはいけないわけではありません。

お詫びをしなければならない事態を起こしたのはこちら側です。

ですから返信が来た場合には、返信をするのが望ましいでしょう。

その際のポイントをいくつかあげておきますね!

・どのメールに対しての返信かわかるよう「Re:」をつけたまま送る。

・「返信ありがとうございます。」と感謝の気持ちをのべる。

・「今回の件は誠に申し訳ございませんでした。」などと、誠意を伝える。

・「返信にはお気を遣わぬよう、お願い致します。」とやんわり返信がいらないことを伝える。

・メールの返信は当日か、遅くても翌日までに送ること。

これらのポイントをおさえて返信してみてください。

まとめ

何か仕事でミスをしてしまった際、

本来であれば上司に直接謝るのが一番です。

しかし、すぐに直接謝ることができない時もあるかと思います。

そんな時はお詫びのメールをするのが基本です。

メールは直接表情が見えないので、

いかに文章でお詫びの気持ちを伝えるかが、重要となります。

今、お詫びのメールで困っている人は、

是非参考にしてみてくださいね。